Informační memorandum - kategorie zpracovávaných osobních údajů (OÚ)

Základní škola Heřmanův Městec, okres Chrudim (dále Škola) provádí dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 zpracovávání osobních údajů, které správci ukládá zvláštní zákon nebo je zpracovávání potřebné k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního právního předpisu.

 

ID

Účel zpracování

Kategorie osobních údajů

Kategorie subjektu údajů

Kategorie příjemců

Doba uchování

1.

Povinnost správce OÚ vyplývající ze zákona

 (uzavírání pracovních smluv, dohod o hmotné odpovědnosti, zpracování platů, zdanění, odvody sociálního a zdravotního pojištění, roční zúčtování daně, evidenční listy důchodového pojištění/ELDP, statistické účely, čerpání z FKSP, povinné preventivní lékařské prohlídky, evidence pracovních úrazů apod.) Upraveno následujícími zákony:

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce

Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti

Zákon 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících

Zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů

Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti

Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění

·     adresní a identifikační údaje

·     informace o zdravotním stavu

·     údaje o jiné osobě

Zaměstnanci

zdravotní pojišťovny, Česká správa sociálního zabezpečení, úřad práce, orgány činné v trestním řízení

Dle skartačního plánu

2.

Evidence uchazečů o zaměstnání

·     adresní a identifikační údaje

·     údaje z životopisu

Uchazeč o zaměstnání

 

1 rok

3.

Zajištění a poskytnutí předškolního, školního a mimoškolního vzdělávání

Zpracování osobních údajů je nezbytné pro dodržení právní povinnosti Školy (viz příslušné aktuálně účinné právní normy). Škola shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu –  jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo přiděleno, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li žák na území České republiky, dále údaje o předchozím vzdělávání, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, mateřský jazyk, údaje o znevýhodnění žáka, údaje o mimořádném nadání, údaje o podpůrných opatřeních poskytovaných žáku školou a údaje o závěrech vyšetření uvedených v doporučeních školského poradenského zařízení. Škola je také oprávněna zpracovávat údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání, dále datum ukončení vzdělávání ve škole.

Vyjma osobních údajů žáka má škola právní povinnost zpracovávat také osobní údaje zákonného zástupce žáka, a to v rozsahu: jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.

Škola také zpracovává identifikační a kontaktní údaje osob určených zákonnými zástupci, např. pro vyzvedávání žáka ze školy/z družiny.

 

Další osobní údaje jsou zpracovávané na základě plnění právní povinnosti školy, např.  identifikátor datové schránky fyzické osoby (zákonného zástupce) a další dle aktuálně účinných právních norem.   

·     adresní a identifikační údaje

·     zvláštní kategorie osobních údajů

·     popisné údaje

·     údaje o jiné osobě

Žáci, zákonní zástupci, zákonnými zástupci definované osobní údaje dalších osobách

Ústav pro informace ve vzdělávání
Správa sociálního zabezpečení

Pojišťovny, OSPOD, orgány činné v trestním řízení

Dle skartačního plánu

4.

Kniha úrazů a Záznamy o úrazu dle zákonů:

Zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce

·     adresní a identifikační údaje

·     zvláštní kategorie osobních údajů

·     popisné údaje

údaje o jiné osobě

Žáci, veřejnost,
zaměstnanci

Rodiče - zákonní zástupci

stanovené orgány a instituce (dle okolností - Policie ČR, pojišťovna, zřizovatel školy, zdravotní pojišťovna, inspektorát České školní inspekce, oblastní inspektorát práce)

Dle skartačního plánu

5.

Projekty – evidence členů realizačních týmů a podpořených osob v souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady č. 1303/2013

 

Dle nastavení povinných monitorovacích indikátorů řídícím orgánem

Žáci, zaměstnanci, podpořené osoby

Řídící orgán projektu

Dle požadavků řídícího orgánu

6.

Dokladace a propagace aktivit

V souladu se Souhlasem od subjektu/zákonného zástupce.

·     adresní a identifikační údaje

·     zvukový záznam

·     obrazový záznam

Žáci, veřejnost,
zaměstnanci

 

Dle doby uvedené na Souhlase

 

7.

Evidence strávníků jídelny dle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů

·     adresní a identifikační údaje,

·     platební údaje

Žáci a zaměstnanci

cizí strávníci

 

Dle skartačního plánu.

8.

Zajištění vzdálené výuky a komunikace se s žáky/popř. jejich zákonnými zástupci

Oprávněný zájem: za účelem zajištění efektivní komunikace při řešení provozních záležitostí školy jsou pro komunikaci s žáky a jejich zákonnými zástupci využívány poskytnuté e-maily a telefonní čísla žáků/zákonných zástupců.

Oprávněný zájem školy: za účelem zajištění vzdělávání na dálku jsou pro komunikaci využívány vybrané prostředky a aplikace, např. MS Teams, Google Classroom, Skype, Zoom, WhatsApp, Kahoot!, Quizlet, Quizizz, Socrative a další.

Souhlas subjektu osobních údajů:

o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů, popř. jeho zákonného zástupce je puštěna jeho webová kamera při videokonferenci (probíhající prostřednictvím MS Teams, Google Classroom, Skype, popř. jiné k tomu určené aplikace či technického prostředku).

o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů, popř. jeho zákonného zástupce je možné pořizování videozáznamů on-line výuky na kterých je subjekt OÚ zachycen.

o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je možné používat soukromé tel. číslo či e-mailová adresa.

Zpracovávány dle typu komunikačního prostředku jsou následující osobní údaje/informace o uživateli:

·     adresní a identifikační údaje

·     kontaktní údaje

·     popisné údaje

 

(jméno a příjmení, uživatelské jméno, telefon (volitelné), školní e-mailová adresa, heslo, profilový obrázek (volitelné), studijní skupina/třída. hlas z mikrofonu, obraz z kamery (volitelné))

 

Vybrané komunikační nástroje pro svou funkčnost zpracovávají další nezbytné údaje/metadata. Jedná se například o IP adresy účastníků, informace o zařízení/ hardware,.o příchozím a odchozím čísle, názvu země, čas zahájení a ukončení a podobně. Škola tato metadata žádným dalším způsobem nezpracovává.

Žáci, zákonní zástupci, zaměstnanci

 

Dle skartačního plánu.

9.

Zajištění komunikace mezi pedagogy navzájem a pedagogy a vedením školy

Plnění právní povinnosti školy: pro efektivní komunikaci mezi pedagogy navzájem a mezi pedagogy a vedením školy využívány především služební e-maily zaměstnanců školy, dále pak pracovní a soukromá telefonní čísla a vybrané komunikační prostředky, např. nástroje z balíku MS Office 365 (Teams pro videokonference) apod.

Souhlas subjektu osobních údajů:

o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je puštěna jeho webová kamera při videokonferenci (probíhající prostřednictvím MS Teams, Google Classroom, Skype, popř. jiné k tomu určené aplikace či technického prostředku).

o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je možné pořizování videozáznamů on-line výuky na kterých je zachycen.

o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je možné používat soukromé tel. číslo či e-mailová adresa.

·     adresní a identifikační údaje

·     kontaktní údaje

·     popisné údaje

 

Škola využívá především služební e-maily zaměstnanců školy, dále pak pracovní a soukromá telefonní čísla Vybrané komunikační nástroje pro svou funkčnost zpracovávají další nezbytné údaje/metadata. Jedná se například o IP adresy účastníků, informace o zařízení/ hardware, o příchozím a odchozím čísle, názvu země, čas zahájení a ukončení a podobně. Škola tato metadata žádným dalším způsobem nezpracovává.

Zákonní zástupci, zaměstnanci

 

Dle skartačního plánu.

 

Pověřenec. Ing. Roman Šmíd, roman.smid@moore-czech.cz, +420 227 031 495

                                                                                                      30.9. 2020 Mgr. Jana Šindelářová, MBA

                                                                        ředitelka školy             


 

Zpracovatelé a příjemci

Osobní údaje subjektů a jejich zákonných zástupců mohou být pro zajištění výše popsaných účelů mimo Školy a jejích zaměstnanců zpracovávat také zpracovatelé osobních údajů Školy, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR.

Škola informuje, že osobní údaje mohou být na základě zákonné žádosti předány třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání předmětných osobních údajů. Škola dále předává osobní údaje v zákonem stanovených případech těmto subjektům: např. ČŠI, MŠMT ČR, Orgány sociálně-právní ochrany dětí (OSPOD), Policie ČR apod.

 

Práva subjektu údajů

Zákonný zástupce subjektu údajů (subjekt údajů) je oprávněn požadovat informaci, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou Školou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím: účel zpracování osobních údajů, kategorie dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů, doba, po kterou budou osobní údaje uchovávány, zdroje osobních údajů, skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování. Škola poskytne první kopii zpracovávaných osobních údajů subjektu údajů bezplatně. Za další kopie na žádost zákonného zástupce subjektu údajů (subjektu údajů) může Škola požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí takové informace.

Zákonný zástupce subjektu údajů (subjekt údajů) má dále právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Škole, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a dále právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.

V případě, že se zákonný zástupce subjektu údajů (subjekt údajů) domnívá, že Škola nebo smluvní zpracovatel Školy provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může subjekt údajů Školu požádat o opravu či výmaz (likvidaci) těchto osobních údajů, popřípadě o omezení (blokaci) zpracování. Dále může subjekt údajů vznést námitku proti takovému zpracování.

Škola vždy bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti informuje subjekt údajů o vyřízení jeho žádosti.

Subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů,

Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

 

 

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJÚ

COOKIES

 

Základní škola Heřmanův Městec, okres Chrudim IČ: 70884064, se sídlem nám. Míru 1 Heřmanův Městec 538 03 (dále jen „Organizace“), jakožto správce osobních údajů, si tímto dovoluje informovat uživatele svých webových stránek  (dále také jen „subjekty údajů“) o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ze strany Organizace, včetně rozsahu práv subjektů údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů ze strany Organizace.

Cookies jsou malé textové soubory, které internetové stránky ukládají na počítač nebo mobilní zařízení v okamžiku, kdy tyto stránky začne uživatel využívat. Stránky si tak na určitou dobu zapamatují preference a úkony, které na nich uskutečnil (např. přihlašovací údaje, jazyk, velikost písma a jiné zobrazovací preference), takže tyto údaje pak nemusí zadávat znovu a přeskakovat z jedné stránky na druhou. Cookies obsahují informace týkající se používání internetu, ale neidentifikují konkrétní osobu. Cookies jako takové nepředstavují riziko pro samotný počítač. V důsledku shromažďování údajů však může obecně docházet ke ztrátě anonymity jednotlivých uživatelů. Vše se samozřejmě odvíjí od toho, jaké informace je návštěvník webu sděluje.

Soubory cookies obecně pomáhají např.:

  • měření návštěvnosti webových stránek a vytváření statistik týkající se návštěvnosti a chování návštěvníků na webových stránkách;
  • navigace a fungování webových stránek;
  • personalizaci obsahu webových stránek včetně reklamních sdělení;

Používání souborů cookies lze nastavit pomocí internetového prohlížeče. Většina prohlížečů soubory cookies automaticky přijímá již ve výchozím nastavení. Soubory cookies lze pomocí webového prohlížeče odmítnout nebo nastavit užívání jen některých souborů cookies.

Pokud uživatel sdílí dané zařízení s dalšími osobami, pak sdílení nastavení prohlížeče s jinými osobami včetně cookies je pouze na jeho svobodné volbě a jeho zodpovědnosti.

 Jaké osobní údaje o Vás Organizace zpracovává?

Organizace zpracovává v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „Nařízení“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů tyto osobní údaje:

  • Cookies, které jsou nezbytně nutné pro zajištění provozu webových stránek a internetových služeb, a u kterých není nutno získat souhlas uživatele (interpretační vodítka k určení takových cookies poskytuje WP194).
  • Cookies třetích stran, konkrétně Google Analytics pro analýzu návštěvnosti.
    O podmínkách užití Google Analytics se můžete dočíst zde.
    ( https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage)
  • Napojení na sociální sítě – vybrané webové stránky používají informační aplikace třetích stran, které umožňují uživateli sdílet obsah webových stránek či jeho názor o těchto stránkách. To se týká případů tlačítek "Sdílet", "Líbí se mi" souvisejících se sociálními sítěmi jako "Facebook", "Google+", Twitter", atd. Pokud uživatel využije tyto plug-iny, např. tím, že klikne na tlačítko "Líbí se mi" nebo tím, že někde zanechá komentář, informace budou přeposlány sociální síti, a publikovány na jeho účtu. Doporučujeme přečíst si politiku ochrany osobních údajů daných sociálních sítí předtím, než uživatel začne tyto sítě aktivně používat.

 

Organizace nevyužívá a ani nedala pokyn Zpracovateli k využívání cookies, které umožňují na základě chování uživatele na webových stránkách cíleně personifikovat obsah stránek, například pro reklamní účely.

Organizace zpracovává osobní údaje pouze v souladu s uvedenými účely a v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění těchto stanovených účelů.

  1. Kdo všechno bude mít k Vašim osobním údajům přístup?

Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle Organizace a jeho zaměstnanců zpracovávány také partnery Organizace. Externí partnery, kteří jako zpracovatelé mohou zpracovávat Vaše osobní údaje, si Organizace pečlivě vybírá a svěří osobní údaje pouze těm partnerům, kteří poskytují dostatečné záruky zajištění vhodných technických a organizačních opatření, aby nemohlo zejména dojít k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů, nebo neoprávněnému přístupu k nim.

Subjekty, které mohou mít přístup k Vašim osobním údajům, jsou či v budoucnu mohou být:

  • osoby, které pro Organizace zajišťují technický provoz určité služby či provozovatelé technologií, které Organizace pro tyto služby využívá (zpracovatelé);

 

  1. Jaká máte práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů ze strany Organizace?

Ve vztahu k Vašim osobním údajům máte jako subjekt údajů následující práva:

  • Právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů (pokud je zpracování na souhlasu založeno);
  • Právo na přístup k osobním údajům (právo požadovat informaci, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou Organizace zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím dle čl. 15 Nařízení);
  • Právo na přenesení údajů (právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci; a dále právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné);
  • Právo na opravu (právo požadovat, aby Organizace bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají);
  • Právo na omezení zpracování (právo požadovat, aby Organizace omezil zpracování, mj. v případě, že z důvodu uplatnění práva na opravu, Organizace ověřuje správnost údajů; nebo pokud by ze strany Organizace byly osobní údaje zpracovávány protiprávně, ale nechcete provést jejich výmaz);
  • Právo na výmaz (právo požadovat, aby Organizace Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazal, mj. pokud osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, nebo jste odvolali souhlas, na jehož základě byly osobní údaje Organizace zpracovávány a neexistuje žádný další právní titul pro zpracování, nebo pokud by ze strany Organizace byly osobní údaje zpracovávány protiprávně);
  • Právo na námitku (právo požadovat, aby Organizace přestal zpracovávat Vaše osobní údaje na základě právního titulu oprávněného zájmu);
  • Právo obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů.
  1. Jak můžete Organizace kontaktovat?

V případě jakéhokoli dotazu ke zpracování Vašich osobních údajů či uplatnění výše uvedených práv se můžete obrátit na Organizace písemně na nám. Míru 1 Heřmanův Městec 538 03, či na tel. č. 469 695 101 nebo e-mailové adrese: skola@zshm.cz